榊原修

さかきばらおさむ

株式会社アイアールネットワーク

[ 浜松市中区 ]

コラム

 公開日: 2016-06-15 

間違えないための給与計算のチェック体制・方法

給与計算は企業経営に欠かせない重要な業務のひとつで、毎月一定期日の給与支払日に間に合わせるよう計算を完了させる必要があります。

給与の計算には従業員ひとりひとりの異なる要素を加味する必要がある上、ミスも許されないものです。

毎月の給与、季節ごとの賞与、年末調整など決められた時間の中で給与計算の業務を確実・安全にこなすためには、万全なチェック体制と運用方法を確実にしておく必要があります。

給与の内訳

労働の対価として従業員に支払われる給与は、給与の支給と共に配布される給与明細に記載されている通り、基本給に加算して支払われる各種手当(残業、住宅、資格、通勤等)と、支給額から差し引かれる社会保険料(健康保険、厚生年金、雇用保険、介護保険)や税金(所得税、住民税等)などが源泉徴収され、その他企業によっては各種積立金や組合費なども控除額として計算されます。

給与計算の担当

給与計算には、労働基準法・雇用保険法・健康保険法・厚生年金保険法・税法などの関連法の知識に加え、計算ソフトウェアの各種パラメーターの設定や、基礎データの入力等のコンピューター操作などIT関連の基礎技術も必要とされます。「給与計算はソフトにお任せだから誰でも担当できる」という訳にはいきません。

給与計算のシステムやソフトウェアにバグが無い、という前提に立ったとしても、就業規則など自社の制度や法律改正に合わせた初期設定には法的知識が必要ですし、従業員ひとりひとりの正しいデータ入力とチェック体制も必要です。

さらに、従業員への給与の支給後も、控除した社会保険料や税金を当該団体や各官庁へ納付する(あるいは担当部署へ正しいデータを送信する)という作業もあります。

事故を起こさないための対策

企業規模の大小に関わらず、準備から支給までの給与計算の手順はほとんど変わらず、ミスは許されません。給与計算の基礎データとなる勤怠管理もシステム化したり専用のソフトウェアを導入するケースもありますが、どの段階においても各データの正確性と整合性を二重、三重にチェックする仕組みが必要です。

数字的なミスをなくす努力と共に、情報漏洩対策も万全にしなければなりません。コンピューターシステムのセキュリティ対策を高めて堅牢にすると同時に、データにアクセス可能な責任者や担当者の教育も必要で、時間とコストがかかります。

専用のコンピューターシステムや既存ソフトウェアにかかるソフトウェアとハードウェアの初期費用とランニングコスト、万全なチェック体制を取るための人件費、日々変化するセキュリティ対策等を考慮すると、給与計算に関わる業務をアウトソーシングするのも有効な手段と言えるでしょう。給与計算に係る自社の負担を軽減し、その分を本来の自社業務に投入することができます。

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