榊原修

さかきばらおさむ

株式会社アイアールネットワーク

[ 浜松市中区 ]

コラム

 公開日: 2016-06-19 

給与計算でよくあるミスやトラブル事例

月、季節、年ごとのルーチンワークとも言える給与計算ですが、それが機械的なルーチンである内は問題ないのですが、昇給、加齢、規定や法改正などにより不定期に計算条件が変動する場合には特に注意を払う必要があります。

給与を支払う企業側は、給与計算の際に起きやすいトラブルを知り、ミスを未然に防ぐための確実な手段を講じておくことが重要です。

給与を受け取る側の従業員も、毎月配布される給与明細の内訳や計算根拠となる法律や規定の最低限の知識を持ち、自分でチェックできるようになっておく必要があるでしょう。

給与計算に関わるよくある人的トラブル

ある一人の給与計算のベテラン担当者に給与や保険関連のすべての処理を任せており、決裁責任者も十分に内容をチェックせずに判を押している、というケースは特に小企業によく見られます。

この例では2つの大きなリスクが存在します。ひとつは、ベテラン担当者のミスを給与の支払い前にチェックする体制が甘い(ほとんどない)という点と、もうひとつは、その担当者が退職するなど何らかの事情で給与計算の事務処理期間中に不在となってしまう危険性がある点です。

給与計算システムやソフトウェアは万能ではない

給与計算には、労働基準法のほか、社会保険(健康保険、厚生年金、介護保険、雇用保険)、税金(所得税、住民税等)、さらには自社の就業規則に関する幅広い知識が必要とされるため、事務処理の担当者はその道の「プロ」でなければなりません。特に社会保険に関しては、年齢や固定給の変動により等級も変わるため、料率計算変更のタイミング間違いや変更のし忘れは致命的です。

大規模な社内システムに組み込まれた給与計算プログラムや、市販の専用ソフトウェアはさまざまな設定により自動計算でこれらのミスの発生をかなりの範囲で防止してくれます。ただし、そもそもの初期設定が誤っていたり、入力するデータに誤りがあった場合は、計算結果に不都合が生じてしまい、場合によっては長期的な大問題となる可能性もあります。

リスク回避の必要手段

さまざまなミスやトラブルをなるべく防ぐ手段としては、正しい知識を持った複数の人間の目による組織的なチェック体制の構築が重要です。

場合によっては外部の専門家の力を借りて、正確な事務処理と高度なセキュリティを実現することも必要でしょう。

ミスを防止するためのチェック手順に関しても、給与計算に入る前の基礎データの段階からはじまり、事務処理の各段階においてチェックリストに基づく確認作業を実施することが望ましいでしょう。

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